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快乐兔子的足迹

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日志

 
 

管理者的修炼  

2014-01-07 11:38:29|  分类: 知识技巧 |  标签: |举报 |字号 订阅

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管理者的定位,是以担任管理职务为职业的专业人才。从本职而言,管理者是以其专业管理能力,协助企业拥有者执行经营管理职责的人,其对于现代企业的运作能力,必须使委托他的股东们能够获得高度的信赖感与应有的回报。

  管理者需要以下的职业化能力,称为KASK指的是拥有充足的专业知识,例如商业知识、政府法规、产品行业知识、科技知识、管理知识等。A指的是敬业的态度,例如积极热情的工作态度,负责守法、保守业务机密、不从事与公司利益相违背的工作,能与他人合作,愿意栽培部属等。S则是指纯熟的工作技能,包含四个方面,思维能力、组织能力、绩效管理能力以及专业风采。

  从思维能力看,作为经理人头脑清楚,这样才能做好事情。所以培养经理人的思维能力是最重要的事,也是最抽象、最难培养的。思维技能表现在三个方面,分别是:拟定计划、制定决策和解决问题。

  第一项修炼:拟定计划

  管理工作的第一步便是拟定计划,孙子兵法第一篇始计篇,说明所有的作战开始于计算与计划。品管大师戴明博士的管理循环PDCA,也是从PLAN计划开始,因此作为经理人的首要任务便是能制定清晰有效的工作计划。不论是长期的战略规划,如年度营销策划、年度预算、质量改善计划等,还是短期的战略规划,如人员招聘计划、新产品上市计划、筹办公司运动会等,都需要应用到计划的能力。这其中的关键技巧是分辨三种不同类型的计划,即有特定目标非例行性的项目管理计划,例行工作的日常管理计划与处理问题的处置计划。另外,要能辨别目的与目标的差异,能够制定合理的目标,而非只应用过去的数字作基础。工具方面要有目标树的应用、SMART法则、优先顺序排列发法、心理图象法、甘特图、PERT图等。

  第二项修炼:制定决策

  经理人的职责便是制定决策与领导执行,计划与执行的过程有许多的变量,必须慎重的进行决策。错误决策的后果是导致失败。正确的决策则是奠定成功的基础。例如战略上该进攻还是防守?人才要从内部培养还是外部聘任?产品要定多少价格?预算如何分配?该选择哪个媒体作广告?处处都需要决策,决策时有竞争者的变量,时间与资源的限制,信息不足或错误的可能,道德上的压力、人情的包袱,要制定正确的决策是重要的能力,英特尔的总裁葛洛夫曾说我们并不特别聪明,只不过在竞争中比对手做出更多正确的决策。决策的技能包含前提假设、推论能力,逻辑收集、整理、分析、归纳的能力,逻辑判断、博弈竞局理论、面对压力的心里素质、如何避开心智模式与错误的系统思考等;工具上有矩阵法、决策树、电脑模拟、沙盘推演、加权指数、逻辑原理、潜意识原理以及系统模型等。

  第三项修炼:解决问题

  拿破仑说困难只是在印证一个伟人的程度,这句话说明了解决问题是经理人重要的任务,也是考验一个人能力的最佳方式。没有一个企业是没有问题的,不论是质量不佳、产能不足、交期不准、人力不足、士气不振、还是财务困窘、设备老旧、工艺落后、市场占有率下滑……等,只要谁能解决这些问题,谁便能受到重用。前英国首相邱吉尔说所谓成功便是肩负重大的重任,去面对更棘手的问题。解决问题需要的技能是界定问题、收集资料、分析问题、找出问题根源,以及运用创造能力找出解决方案来。辅助工具有问题树、鱼骨图、帕雷多图、V型回路、KJ法、脑力激励法、创意思维法等。

  从绩效管理能力来看,经理人领取薪资与享受福利,回报给企业的是绩效。无法产生绩效的管理者,就像不能拍出清晰像片的照相机一般,期望很高,结果是绩效很差。所以管理者必须面对的现实是创造一流绩效,否则只有下岗。企业的竞争极为现实,每一分没有产出的投入都会降低竞争力,因此作为经理人如何协助企业提高绩效,是最为核心的技能,其中制定标标准、成果管制与绩效考核是三种关键技能。

  第四项修炼:制定标准

  无规矩不能成方圆,缺乏标准的企业运作起来特别费劲。企业中的事情,可以分为两大类:一种是周期性、经常性、例行性的,例如员工招聘、生产计划、质量检验等;另外一种是特殊性、非例行性的,例如新建厂房、电脑化等。管理者必须先把前一种任务,尽量标准化,以利于组织正常运作;之后集中精力处理特殊性的任务。许多企业未能将例行性任务进行规范化、标准化,变化占用管理人员大量的心力,不仅部署无所适从,大小事情都要报告,而且效率不佳。制定标准的具体技能是判别需要标准化的项目,工作分析,作业研究,评估与制定合理标准,形成书面材料,以及培训等,用到的工具有流程图、管制图、检查表、分类法、动作研究等。

  第五项修炼:成果管制

  组织为了呈现有效的结果,不仅要有良好的决策,也需要执行的能力,在此期间,如何有效的管制质量、成本、进度与服务水平,有赖于管理者的高度技能。管制太多,处处绊手绊脚,士气低落,效率不高;管制不足,容易出现漏洞,提高成本,质量不保,管制能力的考验主要有几方面:分辨该管与不该管的事,将事后处置提前为事前管理与事中管理,促进部署自主管理的意愿与能力,由外部控制逐渐演变为自我管理,工具方面需要运用QC七大手法、新QC七大手法、任务交叉法、看板管理等。

  第六项修炼:绩效考核

  员工期待自己的努力得到应有的鼓励与报酬,组织中的士气也受到考核公正与否极大的影响,要让员工短期有好的表现,运用威胁与利诱都可以做的到,但如果要建立持续的绩效,则需要有公正合理的考核办法与激励机制,才能促使人们愿意为未来而努力。绩效考核牵涉到企业文化——要奖励哪种类型的人?组织形态——生产事业?服务事业?创新型?成本型?以及组织的能力——管理成熟度、财务能力、股东支持度等,更要注意员工的需求满足层次,例如加薪初期很有效,但最后会失去兴奋度与激励性。绩效考核技能包含从战略的高度打出关键绩效指标,将绩效指标转换成为员工行为标准,制定绩效标准与评价成果的面谈沟通技巧,绩效检讨与指导修正的能力,以及不同类型性格员工的激励策略,工具方面需要应用平衡考绩法、加权指数法、倾听技巧、观察法、咨询机巧等。

  以上的三种技能是提高组织绩效的重要技能,也是确保组织成员持续进步的动力来源,更是组织将过去经验转换成未来竞争力的基础。

  从组织能力来看,美国钢铁大王卡内基的墓碑上刻着一行字这里躺着一位善用比自己能力更强的人,就一语道破管理者应有的组织技能。现代企业的组织日益复杂,成员来自四面八方,国际级的企业更面临多种族、多文化的高度差异化团队。面对这样的环境,如何使一群人快速组织起来,集中力量于共同的目标,和谐的相互信赖相互支持的工作,并能确保一致的工作方法或维持相同的工作目标。这时管理者的组织功能将成为决定性的因素,组织技能主要包含团队建设、领导能力与培育部属的能力。

  第七项修炼:团队建设

  团队不同于团体。团体可能只是一群乌合之众,并不具备高度的战斗能力,团队则要有三方面的要素才能称得上是团队:一是目标要集中,二是关系要和谐互动,三是工作方法要保持一致与适当弹性。

  组织中经常需要运用团队技巧,如工地中要争夺鲁班奖的建筑工人,连锁店里提高业绩确保顾客满意的导购人员,力争上游的甲A足球队的全体人员等都是广泛应用团队技巧的典型团队型组织。团队建设的技能主要有建立共同的愿景与目标的能力、调和与应用成员差异的能力、制定共同规范、整合新进人员、从经验学习、引导团队找寻正面方向、促进健康的冲突等。具体工具有:深度会谈、探询与辩护、团队动力、TA活动,问卷调查以及内部行销等。

  第八项修炼:领导能力

  联合国一组织指出21世纪最缺乏的资源是领导人才,即那些能够不断自我超越、严以律己、顾全大局、能使大众信服且能产生正面结果的人才。

  林子大了什么鸟都有,如何使组织中形形色色的人有效的一起工作?如何促使部属从表面服从到真心奉献?如何使士气低落的人重振士气?如何使成功的人不因志得意满而停滞不前?如何使粗心的人不致酿成大祸?如何使利益不同的人相互支持?这些都有赖于管理者的领导技能。领导技能主要是分辨部属的特性与现况、选择适当的领导风格、情绪的认知、控制与调节、激励能力、塑造共识、坚定的信念与意志力。工具有部属准备度分辨法、关系行为、指示行为、EQ调节、压力缓解、新年重塑等。

  第九项修炼:培养部属

  中国人自古有留一手的习性。俗话说教了徒弟饿了师父,在过去由于经济的主体是以个人生产力为主,而且信息的取得与交换非常缓慢,因此谁能有独家秘方或武林秘笈绝对要好好隐藏才能显出独特性与差异性。但现今的组织已经不同与前,无法靠一个人的绝活独闯天下。企业要成功,便需要光纳人才。但是人才不是天生的,况且学校能教的有限,各个企业的差异性也很大,因此能否有效培育部属便成为重要的关键能力。所以在未来学家约翰·耐斯比的书中提到:未来经理人将从监督者转变成教练与指导者。现今的信息流通快速,您不教部属,部属在不久的将来也会学到,但是您会丧失专业的领导能力,也就是说您不是他的师父,会缺乏一份尊敬与信服。台湾的宏基电脑为迎接竞争,在组织中便强力建立了这种不留一手的文化。评鉴经理人的能力,不单单是他的工作成效,对于部属能力是否提高,也成为主管重要的职责。培育部属的能力包含评鉴培训需求、制定培训目标、编写培训教材、各种教学方法、应用教学工具以及评鉴培训成果的能力。工具上则有各样的调查法、目标树、心理图象法、教学技法、教学器材、破冰技巧等。

  团队建设、领导技能以及培育部属是极具挑战,也是令人感到极大痛苦或极为欣慰的工作。特别值得注意的是——如果管理者只是想表现自己,只把以上的技巧当作工具,而对部属与团队成员并不具有真诚的关怀,在不久的将来一定会尝到恶果。自古以来中国人的修身之道便是诚意、正心、修身、齐家、治国、平天下由内而外的,因此真诚的心意是运用组织技能成功的关键。

  做人做事要有模有样,演员演什么要像什么,作为管理者也要有管理者的样子。这种专业人士的模样表现在专业风采上。当英特尔的总裁葛洛夫先生到中国来访时,联想的高级主管说道:国际级的企业家就是不一样,不论是私下的言谈举止,或是出席记者会发言,都表现出专业人士泱泱的风范。要赢得尊敬不仅需要成功富足,更要有专业风采,这样的能力呈现在主持会议、沟通表达与个人管理方面。

  第十项修炼:主持会议

  彼得·杜拉克说:经理人不是在做事便是在开会。虽然有点戏称的意味,但也说明了会议是组织中互相沟通信息、交换意见以及形成决策的重要活动,既然会议如此频繁,如何把会开好,便是一件重要的事。会议主要有三种类型。一种是沟通意见、交流信息的讨论型会议、例如产销协调会。一种是传达信息、发布信息的传达型会议,例如记者发布会。另外一种是产生共识以及激励为主的共识型会议,例如员工年度表扬大会。会议的类型不同、目的不同、对象不同、场地布置方式、主持方式也有不同。如何分辨会议的类型、会前的准备工作、议题的选定、参与会议人的确认、场地的布置、座位安排、以及主持人如何控制场地与时间、如何作会议记录、如何处理争议、如何引导发言、如何做成结论、会后如何跟进、未尽事宜的协调等,都是管理者应有的技能。

  第十一项修炼:沟通表达

  人类文明的进展与沟通方式直接有关。孔子授徒三千,建立儒家思想;马可波罗到中国将中国文化传到欧洲;唐僧玄奘到天竺取经,引进了佛教。这是早期人类传递思想文化的方式。有了印刷术之后,大量印制的图书进一步扩大影响力与传播速度。近代电传、电话、广播、电视、传真,甚至是因特网的发明,让信息的交流到达全球化、即时性的地步。因此信息传播的质量与速度,决定了文明进步的程度。公司内部也是如此,擅长沟通的组织,进步速度较快,防范问题的能力也较高,文化的统一性较强。

  沟通方式分为书面以及口语两种。书面方式例如营运计划书、备忘录、工作纪录、调查报告、往来公文、广告文案、电子邮件、产品说明书等,口语表达例如发表演说、主持会议、记者采访、培训员工、销售说明、采购协议、商业谈判等。从另一方面而言,可以说经理人的主要任务便是不断的沟通。所以培养清晰、精准有效的沟通表达能力,是每一位管理者的必备功夫。表达技能主要在于目的的确认、了解接受对象、清晰的逻辑、修辞能力、以及声调、肢体语言以及表情的搭配。

  第十二项修炼:个人管理

  托尔斯泰说人们经常想要改变他人,却少有人愿意改变自己。彼得·圣吉的《第五项修炼》,开头便是自我超越。孟子曰:行有不顺,反而诸己,也是谈到从反省自己来突破困境。作为管理者应更有这种修炼,愿意从自己出发,不断超越自我,突破自我,以身作则,成为部属的表率。在运动领域中职业选手也远比业余选手对自己的的要求更高,这不仅是为了赢得比赛,而是一种人生的态度。个人管理应从时间管理着手。彼得·杜拉克说:除非把时间管理好,否则没有办法管好其它的事情。事实也是如此,生命中所有的事情的完成,都要占用或长或短的时间,而时间恰好是最公平的事,每个人每一天只有24小时。因此人生成败、绩效好坏、公司兴衰都决定在每一位经理人的每一天上班时间中。当您做这件事时,便无法从事其它事情,所以如何有效运用时间,是个人管理的首要任务。其次是终身学习,彼得·杜拉克说:未来的企业学习将取代经验,变成组织中最重要的事,……特别是系统化的学习

  最近我参加一项国际研讨会,会中指出:经理人如果半年内没有学习新东西,便会面临被淘汰的危险。当然这种情况在中国还不至于如此严重,但这是趋势。另外一件重要的个人管理课题便是保持健康与活力。耐克公司对于公司高级主管做出的40种经理人应具备的特质,第一项便是健康。工作压力、生活紧张、饮食不正常、运动不足都会摧毁经理人宝贵的健康。而现代人的慢性病,都非一朝一夕形成的。而一旦有了这些毛病,几乎这辈子都会受制于它。

  最后一项需要个人管理的便是EQ,即所谓的情商:如何保持快乐的心情,如何维持高昂的斗志,如何自我激励,并且不受外在环境的干扰与影响等。管理者能做好个人管理,才能确保在漫长的人生旅途种,不论遇到何种情况,都能保持最佳状态。

  主持会议、沟通表达以及个人管理事最能展现职业将利人内功的技能,也是赢得尊敬,让生活愉快的主要保证。尽早练成这种功夫,对于日后的发展,必定有极大的帮助。

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