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快乐兔子的足迹

厚德载物 勤能补拙 山海有界 我心无疆

 
 
 

日志

 
 

掌握自己讲话的节奏  

2015-02-13 16:35:23|  分类: 知识技巧 |  标签: |举报 |字号 订阅

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演讲者总是抱怨准备太仓促。事实上,只要进行合理分配,时间根本不是问题。

除了雕琢核心观点鲜明的文稿,制作形象生动的幻灯片和熟悉现场技术设备之外,更重要的是搞清以下几个概念并均衡分配时间:"说什么"-"怎么说";"练习"-"预演";"物质准备"-"心理准备"。

很多经理人都是在演讲结束时才开始大彻大悟:"要是我处理那个问题时,稍稍多一点技巧就好了";"要是能找到更多有说服力的数据来支持我的观点就好了"。当然,演讲过后最追悔莫及就是:"要是我有更多时间准备就好了。"这些都是事后诸葛亮,完全于事无补。

事实上,对大多数经理人来说,有再多的时间准备演讲也还是不够。如果你熬了三个晚上来准备,讲完之后你会觉得应该熬五个晚上才行。

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时间总显得不够用,部分原因是因为许多经理人在演讲上追求尽善尽美。如何利用这些宝贵的时间(通常也就是指,你是否真正理解了练习和预演的不同),决定了你的演讲是平淡无奇,还是震撼人心。

也就是说,在如何利用时间上并没有什么放之四海而皆准的规律。每个经理人千差万别,他们有各自的目标、演讲经验,对演讲内容和听众的把握能力各异,所采用的视听设备也不同,因此"共同规律"即使有也用处不大。专家认为,更好和更现实的做法是:合理利用你能挤出的每一分钟时间。

雕琢讲稿"说什么"

首先要撰写演讲文稿,然后制作图表或幻灯片来做补充。这好像是显而易见的道理,但是许多经理人却是先做幻灯片,然后再在上面编写句子。尽管有些人可以采用这种方式,但对大多数人来说,颠倒顺序的容易造成演讲杂乱无章、主题涣散。

一旦开始写演讲稿,要留出充裕的时间对文稿进行编辑润色。专业的演讲稿撰写人建议在写第一稿时,要尽可能快,不要停下来去修改已写完的部分,或者去反复推敲措辞。这些工作留到以后来做。简练并生动的语言必须经过不断地修改才能出现,而不是在草稿阶段就可以达到这个效果。

编辑文稿时,要大刀阔斧敢于下手。研究演讲艺术的大卫·登普西教授(David Dempsey)说:"能用三个观点突出主题,就不要用十个观点,这样反而不能给人留下任何印象。要不断地问自己,这是不是最重要的问题?这是不是最好的例子?这是不是说明我的观点最有煽动力的表达方式?"

如果你的结论或重要观点没有经过精心琢磨和反复修改,登普西认为:"不管花多少时间去练习,不管你的演讲技巧有多么高超,都不能掩饰这个根本的缺陷。"

卡内基顾问公司(Dale Carnegie & Associates)的课程总监大卫·格林(David Green)建议时间紧张的经理人记住:"做好眼前事,胜过事后诸葛亮。"尽管你希望自己的演讲稿和幻灯片出类拔萃,但是你不能在推敲词句上浪费过多时间,何况实际演讲的时候也许不会照本宣科。

格林认为:"一般来说,大多数人准备好演讲的时间比他们自己认为的要早得多。他们需要安排更多的时间来排练和演习如何与听众互动。"

核心观点贯始终

无论你采用何种方式来确定演讲稿的结构,你都可以通过列出重点段落或概念作为"记忆触发点"来节省时间,也就是要抓住要点,而不是逐字逐句地把整篇文章写出来。

曼德尔沟通有限公司的CEO史蒂夫·曼德尔(Steve Mandel)认为,记忆触发点模式有助于演讲时的即兴发挥,而听众也喜欢听。"我告诉那些演讲人,演讲时不要唱独角戏,要多用对话模式与听众进行沟通,就像两个人坐在厨房的桌子边聊天那样,这会令人感觉自然、放松,而且你还不用花很多心思去想说些什么。而独白式的演讲就是一个人对着幻灯片生硬地自言自语。"

曼德尔说,在准备演讲的开始阶段,应该花更多时间去琢磨如何围绕核心观点来组织演讲内容。"电梯式演讲"是指核心观点始终贯穿整个演讲过程,就像电梯在每个楼层间运行一样。当然这得花费时间,但却是值得的,可以避免在遇到挫折时就投降,也可以避免在找到核心观点之前,在那些无关痛痒的事情上花太多时间。

勤加预演"怎么说"

某咨询公司的总裁玛里琳·莫布利(Marilynn Mobley)建议在演讲稿还未定稿之前就开始预演,这样就可以尽早知道在哪些地方你可能会讲太长时间、哪些内容还需要调整。

莫布利在准备一个演讲时,是这样安排时间的:因为对话题和听众都很熟悉,她先用15%的时间调查听众的需求;50%的时间用来准备演讲---确定论点、收集论据、设定起承转合、制作幻灯片;20%的时间用来进行初步的预演,"就当有听众在面前,练习如何停顿、如何结合幻灯片讲解,并熟悉设备,从而确定整个过程是否可行,时间拿捏是否合理";10%的时间是在初步预演后进一步修改演讲稿,包括编辑文字和调换某些幻灯片的顺序;剩下5%的时间用来进行最后的预演。

先想想你以前通常是怎么准备演讲的。也许你和大多数经理人一样,利用一切可能的机会练习,或在路上分秒必争,或在办公室里忙里偷闲。

专家认为,这种方式大有问题:花太多的时间去练习,而没有足够的时间去预演。预演意味着要站起来,用和真实演讲同样的手势、同样的眼神,配合视听设备控制演讲进程。

卡内基公司的格林认为,坐在飞机上或在办公室里回顾演讲稿或幻灯片是练习,不是预演。就像戏剧里的演员没有穿上戏服就没有入戏的感觉一样,非专业的演讲者不经过一到两次的全程预演,就不应该出现在听众面前。预演时最好还要选择一些人坐在台下,给演讲者一些反馈意见。

格林说:"你不能只坐在房间里背诵演讲稿,必须去预演,模仿真实的演讲,这样才能达到预演的目的。把你的心思从演讲的内容转移到和听众的互动上去,这也是预演与练习的不同。我并不认为企业界人士都理解预演的价值。经理人往往在'说什么'上面花了太多精力,但对'怎么说'却重视不够。"

心理准备不可少

吉姆·卡思卡特(Jim Cathcart)是一个有着26年演讲经验的专业演讲家,他把心理准备和物质准备区分得一清二楚。物质准备包括将所有的工作都安排得井井有条:演讲稿、视听设备、技术、声音、会场布置等等。

而心理准备是指花时间去体会听众的思想,将自己的演讲先在脑子里预演一遍,预先想到可能会出现的问题,在心理上做好演讲准备。

心理准备还包括思考以下问题:我的听众都是些什么人?他们和我有什么不同?他们会怎么看待我,是外行的演讲者,还是值得尊敬的顾问?什么会让他们感到兴奋?他们听完演讲后,头脑里留下哪些值得回味的东西?

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卡斯卡特认为,多花点时间做心理准备,演讲取得的效果通常会好过那些只在物质准备上精益求精的人。他说:"如果我可以说出一些打动听众的话,那么跑一点题、穿着上有些不得体,甚至对宣传材料的内容一无所知都不要紧。切记:大多数听众是先从情感上下判断,然后才从逻辑上去思考。"

技术环节来保障

许多演讲者在制作幻灯片的过程中时间花得不明不白,要么花大量时间去做过多的幻灯片,要么没有时间去做最基本的符合要求的幻灯片。

没有人愿意在演讲前的最后时刻惊慌失措地制作或编辑幻灯片,因此很有必要预留出足够的时间,但也不需要过多的时间。那些对软件不熟悉的新手,专家建议每页电子幻灯片至少要预留出一个小时的时间,包括最初的页面设计和内容的修改。当然,专业人员可以更快地完成这项工作。

结合多媒体手段进行预演也同样重要。对多数人来说,预演意味着回顾内容的要点、播放幻灯片以起到提词的作用。问题在于花费过多时间在这些"看得见的"内容上(听众完全可以自己看这些内容),而牺牲了那些"看不见的"内容的预演时间,包括设定幻灯片播放过程中的起承转合、讲述个人故事和细节问题,以及举例说明等。

听众关注的焦点要么在视觉材料上,要么在演讲者身上,不可能一心二用。曼德尔让他的客户按这个规律进行预演,比如一个销售人员可能会说:"我刚才谈到了销售过程中存在的问题,我们来看看我和你们的信息技术部门会谈之后得出的一个解决方案。"销售人员接着播放幻灯片,有5秒钟不说话,因为听众在看幻灯片,不会去听他说话。为了重新引起听众的注意力,演讲者要向听众方向走一两步,然后再继续演讲。

为幻灯片选择什么样的内容也很重要?格林建议,在制作幻灯片时,演讲者应先问问自己:"有哪些幻灯片,我可以用其它在视觉上更有冲击力的东西来代替,而且让听众获得同样的信息?"可以向公司内部的设计人员寻求创意,但是用直观形象的方法来诠释重要观点才是问题的关键。

卡斯卡特指出,可以采用形象化的方法,打破过去用一大堆文字和数据来制作幻灯片的惯例。一个演讲者利用街头"走错路了,请不要进来"的标志来做幻灯片,说明人们在执行商业计划时所犯的错误,取得了很好的效果。

他说,除了让演讲更有说服力之外,这种以视觉形象为导向的模式可以节约演讲者的时间,而且迫使他们集中精力掌握将平淡无奇的演讲变成令人难忘的演讲的技巧:自由发挥,与听众互动,倾听听众的反馈,掌握并理解演讲的内容而不是去死记硬背。

未雨绸缪应对意外事件

设想一下:你的演讲完美无缺,听众们都很喜欢你,你的幻灯片令他们如痴如醉;就在这时,幻灯片播放机却坏了。你该怎么办呢?

       所有的经理人内心都渴望做最好的演讲。希望不要出现任何技术故障,灯泡不要突然熄灭,不要出现令人讨厌的听众来搅乱你的演讲。但光是祈求并不能解决问题。幸运的是,有一些被实践证明行之有效的方法,可以帮助我们冷静应对比上述情况更为糟糕的意外事件。航空公司和其他需要迅速行动、处理危及生命的意外事故的组织就是采用这种"意外事件预案"法。

       想想那些专职处理紧急事件的工作人员。工作性质决定了他们必须时刻准备着麻烦的出现。许多人没有认识到,预先想到可能出现的麻烦并不是消极思考,而是积极思考的一种高级形式。在训练中,这些工作人员会模拟各种各样的难题和各种不可思议的错误,然后用冷静、有条不紊的态度来沉着应对。

       尽管企业经理人很少面对危及生命的紧急状况,但这种事先预判各种出人意料事故的做法可以成功地运用到现场演讲中去。如果你做了意外事件预案,你的演讲效果会更好。此外,它会减轻你心里的压力,并使你更好地进行理性思维。如果你准备了应急方案,并在脑子里预演了多次,你的自信心也随之提高。

        以下就是做意外事件预案一些基本原则,可以让你在以后的演讲中受益:

       ●设计脱身计划。意外事件预案的首要原则是:万一有紧急状况发生,必须保证有脱身计划来应对。也就是说预先设想一下这样的场景,并且设计几个备选方案以应对不同的状况。

       不要只在脑子里想想,应该把可能的场景和解决方案写下来。这样不仅有助于思路的完善,而且可以更深入地剖析问题、更快捷地找到解决方案。

       ●出事后第一分钟要保持冷静。当你设计应对方案时,要特别注意出事后的前60秒钟,这是至关重要的。当问题突然出现时,有的人可能会有这种感觉:自己处理得笨手笨脚,但又不得不极力装出一副一切尽在掌控之中的轻松姿态。

       注意你的肢体语言。这种交流方式无声胜有声,所以要保持放松。多做几次深呼吸,传递让人平静的信息,而你也将在这最重要的一分钟里保持冷静。

       ●模拟场景训练。一旦你将各种可能出现的问题和各种应对预案列出详细的清单,那么就该开始模拟训练了。在脑海里重复你的应对行动,并且落实到细节,当然偶尔也可以进行实景模拟训练。准备应对突发事件花的时间越多,处理起来就越容易。

       飞行员在模拟机舱里训练,尽可能仿真地应对各种紧急事件。当多次重复这些训练后,飞行员能够按标准程序来处理类似事件。

       处理演讲中的紧急事件也可以用同样的方法来准备。随着你不断对意外事件预案进行完善,尽力去设想更多的场景,考虑更有挑战性的局面,直至你觉得自己在各种突发事件面前可以更泰然自若。当你做到了这一点,你就为顺利解决各种可能出现的问题做好了准备。

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